Het Atlas College leert je schitteren!
bestuur bestuur bestuur bestuur bestuur

Vacature Atlas Service Centrum

6 april 2016

Bij het Atlas Service Centrum is een vacature ontstaan voor de functie van managementassistent. Het gaat om een functieomvang van 0,8 fte, die gewaardeerd wordt in schaal 8 CAO-VO.

Managementassistent Atlas Service Centrum (0,8 fte, schaal 8 CAO VO)

Het Atlas College
Het Atlas College is een brede scholengemeenschap voor openbaar voortgezet onderwijs en bestaat uit vijf onderwijslocaties met in totaal ruim 4.000 leerlingen: drie in Hoorn, één in Edam en één in Medemblik. Elke locatie wordt geleid door een locatiedirecteur. De locaties worden ondersteund door het Atlas Service Centrum (ASC). Verdeeld over de verschillende locaties werken er ongeveer 475 personeelsleden.

Het ASC verleent beheers- en adviesdiensten op het gebied van personeel en organisatie, financiën, kwaliteitsbeleid, informatisering, facilitaire zaken, communicatie & marketing en onderwijs. De organisatiestructuur van het ASC is te omschrijven als een platte en flexibele organisatie met korte lijnen. De kenmerkende houding van de medewerkers van het ASC is te typeren als proactief, kwaliteitsbewust, gericht op samenwerking en onderzoekend.

De werkplek
Je gaat werken binnen het secretariaat van het ASC.  Als managementassistent ondersteun je het College van Bestuur, hoofd ASC en adviseurs. Je verleent algemeen organisatorische ondersteuning ten behoeve van de locatie en bent daarnaast als primus interparis verantwoordelijk voor de aansturing van twee secretarieel medewerkers en onderlinge werkverdeling.

Wie zoeken wij?
Wij zoeken een enthousiaste, representatieve  spin in het web die beschikt over een gezonde dosis humor en zelfreflectie. Je bent een aanpakker met een service verlenende instelling waarvoor plannen en organiseren kinderspel is en die tevens affiniteit heeft met het vakgebied communicatie en daar graag een rol in wil vervullen.

Verder beschik je over:

  • Hbo werk- en denkniveau, op het gebied van management.
  • Kennis van en ervaring met programma’s zoals Word, Excel, Powerpoint en Outlook.
  • Administratief-technische kennis van de interne administratieve, procedurele en organisatorische voorschriften.
  • Uitstekende kennis van de Nederlandse taal en grammatica.
  • Kennis op hoofdlijnen van in- en externe lopende zaken en ontwikkelingen.
  • Inzicht in taak, organisatie en werkwijze van de organisatie en de werkzaamheden van het College van Bestuur en hoofd ASC.
  • Vaardigheid in het tekstverwerken met de computer, het notuleren van vergaderingen, het uitwerken van notulen en het opstellen van brieven en vervaardigen van presentaties.
  • Vaardigheid in het te woord staan van derden voor het maken of afhouden van afspraken.
  • Vaardigheid in het toegankelijk maken en bijhouden van archieven en dossiers.

Wat ga je doen?
Je verleent secretariële ondersteuning aan het College van Bestuur en hoofd ASC door:

  • Het, in overleg, indelen en bewaken van hun agenda.
  • Het behandelen van de voor het College van Bestuur en hoofd ASC bestemde post, het signaleren van urgente (post)stukken en het bijvoegen van voor de afhandeling benodigde bescheiden.
  • Het notuleren en uitwerken van de notulen van de vergaderingen.
  • Het naar eigen inzicht opstellen van brieven en het daartoe verzamelen en bewerken van (aanvullende) informatie.
  • Het corrigeren op spelling, stijl en leesbaarheid van uitgaande brieven, foldermateriaal en beleidsstukken van het College van Bestuur.
  • Het signaleren van knelpunten in de planning en het aandragen van afgewogen oplossingsvoorstellen.
  • Het onderhouden van (telefonische) contacten met medewerkers binnen de organisatie (scholen, centraal, leidinggevenden, administratie, e.d.) en met externe instanties over algemeen inhoudelijke aspecten van in behandeling zijnde onderwerpen.
  • Het doen van suggesties voor verbetering van administratieve en secretariële procedures en werkwijzen.
  • Het verdelen en aansturen van de werkzaamheden binnen het secretariaat.
  • Het informeren over wijzigingen in regelgeving en de financiële consequenties hiervan.
  • Het verrichten van werkzaamheden in opdracht en ter ondersteuning van de adviseur Communicatie.

Contacten
Je hebt in deze functie contact met leidinggevenden (locatiedirecteuren en middenmanagement), docenten, OOP-ers en externe instanties over de secretariële afhandeling van zaken, om afspraken te maken bij tijds- en planningsoverschrijdingen, alsmede informatie uit te wisselen over inhoud en voortgang van in behandeling zijnde onderwerpen en om (agenda)afspraken te maken en af te houden (bufferfunctie) voor het College van Bestuur en hoofd ASC.

Overige informatie
De omvang van deze functie is 0,80 fte te verdelen over 4 dagen per week. Inschaling zal plaatsvinden in schaal 8 cao-VO. De volledige functieomschrijving vind je hier.
Voor meer informatie kun je contact opnemen met Jan Padding, Hoofd ASC, tel. 0229 20 60 20 of per e-mail: [email protected]

 

Solliciteren

Interesse in deze functie? Stuur je sollicitatiebrief en CV dan uiterlijk donderdag 14 april a.s. naar Petra Blank via [email protected]

Contact Atlas College
Dampten 14, 1624 NR Hoorn
T (0229) 20 60 20
E [email protected]
kvk: 37153438
btwnr.: 8209.71.054.B.01

Het Atlas College leert je schitteren!