Het Atlas College leert je schitteren!
bestuur bestuur bestuur bestuur bestuur

Xtendis? Enge ziekte of zoiets?

14 oktober 2015

Xtendis is de naam van het programma dat het mogelijk maakt dat wij de facturen digitaal gaan beheren. We hebben dit ook wel vaak een DMS genoemd (document management systeem), maar deze naam dekt niet geheel de lading.

Met Xtendis zal de complete facturenstroom binnen het Atlas College gedigitaliseerd worden. Alle facturen zullen via mail of wanneer ze nog fysiek aangeleverd gaan worden, middels scannen in een digitale omgeving worden opgeslagen. Iedereen die te maken heeft met bestellingen en facturen zal geconfronteerd worden met Xtendis.

Het programma wordt volledig naar onze behoeften ingericht. Dat maakt dat het lang duurt voordat het operationeel is. Het is namelijk een proces van ontwikkelen, inrichten, testen, bijstellen, opnieuw ontwikkelen enz. Deze cyclus is op dit moment al een aantal malen doorlopen en de verwachting is, dat eind november de echte werkomgeving operationeel is. Vanaf dat moment zullen alle betrokkenen op de locaties over dit proces geïnformeerd en geschoold worden, zodat wij vanaf 1 januari 2016 'in de lucht' kunnen. En om te voorkomen dat straks heel veel facturen ingescand moeten worden, zijn alle leveranciers aangeschreven met het verzoek om hun facturen voortaan digitaal aan te leveren.

Naast een digitale verwerking van de facturen, biedt Xtendis nog meer mogelijkheden. Zo gaan we al onze contracten (centraal en decentraal) ook onderbrengen in Xtendis met een zgn. meldfunctie. Dit houdt in dat vanuit Xtendis een signaal wordt gegeven wanneer een contract verloopt en er actie ondernomen moet worden. Dit proces van inrichting gaat in november van start. De verwachting is dat de totstandkoming minder tijd vergt dan de inrichting van digitaal factureren en we hopen dat ook dit onderdeel op 1 januari 2016 operationeel is.

Ten slotte wordt onderzocht of postbeheer en documentenopslag (in het kader van papierloos vergaderen) ook volgens onze wensen in het systeem kan worden ondergebracht. Begin november zal duidelijk zijn of dit mogelijk is en zo ja, een invoeringstraject worden opgesteld.

Het eindresultaat moet zijn dat Xtendis niet meer klinkt als een enge ziekte, maar dat het programma ons optimaal helpt met het digitaliseren van onze administratie.

De applicatiebeheerder van Xtendis is Debby Mak (afd. Financiën). Mocht je iets meer willen weten over dit programma en de functionaliteiten, stuur haar dan even een mail: [email protected]

Heb je vragen over de voortgang van de invoering van Xtendis, neem dan contact op met de projectcoördinator Jacob Hilbrants: [email protected]

Via de nieuwsbrieven houden we jullie op de hoogte houden van de verdere ontwikkelingen.

Contact Atlas College
Dampten 14, 1624 NR Hoorn
T (0229) 20 60 20
E [email protected]
kvk: 37153438
btwnr.: 8209.71.054.B.01

Het Atlas College leert je schitteren!